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Prozessautomatisierung und KI-Prozessoptimierung

Anfragen von Hand ins Ticketsystem kopieren, Rechnungen abtippen, Dokumente einzeln erstellen? Wir analysieren deine Abläufe und automatisieren sie mit KI und Workflows, die mit deinen Systemen sprechen.

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Projekt: Inkota Webshop

Auszug unserer Referenzen

  • Aktion gegen den Hunger
  • Deutscher Naturschutzring
  • Umweltbundesamt
  • INKOTA-netzwerk
  • erntemich
  • Das NETTZ
  • Netzwerk Stiftungen und Bildung
  • Schulen gegen den Hunger
  • GoodFunds

KI-Prozessoptimierung

Unternehmensabläufe automatisieren, Schritt für Schritt.

Bei der KI-Prozessoptimierung analysieren wir Geschäftsprozesse, digitalisieren sie und automatisieren, was sich wiederholt. Künstliche Intelligenz erkennt Muster, sortiert Anfragen und liest Dokumente aus.

  1. Analyse und Prozessaufnahme

    Wir gehen deine Abläufe durch und finden Engpässe und manuelle Schritte, die sich automatisieren lassen.

  2. Beratung und Roadmap

    Auf Basis der Analyse entsteht eine klare Reihenfolge für die Workflow-Optimierung: Was zuerst, was später, was gar nicht.

  3. Umsetzung und Integration

    Mit Werkzeugen wie n8n setzen wir die Workflows um und verbinden sie mit deinen Systemen, vom Ticketsystem über die Buchhaltung bis zum CRM.

Effizienz entsteht, wenn Systeme miteinander sprechen. n8n ist eine Plattform zur Workflow-Automatisierung: Sie verknüpft Systeme, steuert Datenflüsse und bindet KI-Dienste wie OpenAI direkt ein. So lassen sich Anfragen automatisch einordnen oder Texte vorbereiten, bevor ein Mensch entscheidet. Auch die Ersteinschätzung aus unserem eigenen Selbstcheck läuft über einen n8n-Workflow, mit einem Menschen, der vor dem Versand ergänzt.

Ein n8n-Workflow aus unserem Alltag: Er holt Dateien aus Nextcloud-Projektordnern, liest PDF, Text und Word getrennt aus, lässt ein KI-Modell die wichtigen Angaben herausziehen und legt das Ergebnis als JSON zurück in Nextcloud. Eine Nachricht in Slack meldet, wenn er fertig ist.

Aus unserem Alltag

Zwei Workflows, die jede Woche für uns arbeiten.

Automatisierung machen wir nicht nur für Kunden. Diese beiden Abläufe laufen bei uns im Betrieb, einer davon für den Deutschen Naturschutzring. Klick dich durch die Schritte.

Schritt 1 von 6

Montag, 9 Uhr

Der Workflow startet von selbst, jede Woche zur selben Zeit.

Jeden Montag ein fertiger, verständlicher Bericht, ohne dass jemand Zahlen zusammenträgt.

Dokumentengenerierung

Dokumentengenerierung: Rechnungen, Urkunden und Tickets automatisch.

Individuelle Dokumente entstehen direkt aus deiner Website oder Anwendung, sobald etwas passiert: eine Bestellung, eine Spende, eine Anmeldung. Und sie gehen automatisch an die richtige Adresse.

Rechnungen, Urkunden, Teilnahmebestätigungen und Tickets als PDF

Vorlagen aus Word, die dein Team selbst pflegt

Versand per Mail oder Ablage im richtigen System, ausgelöst durch ein Ereignis

Intelligente Dokumentenworkflow-Optimierung: KI liest eingehende Dokumente aus und sortiert sie ein

Beim INKOTA-Webshop entstehen die Rechnungen automatisch aus Word-Vorlagen als PDF. Ein Dokumentengenerator für Unternehmen und Organisationen, ohne zusätzliche Software-Lizenz.

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Formulare und Berechnungen

Formulare, die rechnen und weiterarbeiten.

Ob Petition, CO₂-Berechnung oder Zakat-Rechner: Wir verbinden individuell gestaltete Formulare mit Berechnungen, deren Ergebnis direkt weiterverarbeitet wird, etwa als Ausgleich oder Spende.

  • Spendenplattform

    Spenden einfach sammeln und in der Organisation leichter verwalten, mit Anbindung an Zahlungs- und Fundraising-Dienste.

  • Anbindung von SaaS

    Bestehende Cloud-Dienste wie Newsletter-Tools oder CRM binden wir an, statt Daten von Hand zu übertragen.

  • Schnittstellen

    Für eigene Dienste entwickeln wir eine saubere API. Mehr dazu unter Schnittstellen.

  • Prozessoptimierung per App

    Wo ein Formular nicht reicht, entsteht eine kleine Web-App für den Ablauf, auch für unterwegs.

Marketing-Automation

Marketing und Vertrieb automatisch im Takt.

Marketing-Automation automatisiert wiederkehrende Schritte in Marketing und Vertrieb: Begrüßungsstrecken, Erinnerungen, Segmente und Übergaben an das Team.

Wir arbeiten unter anderem mit Brevo (früher Sendinblue), ActiveCampaign, Mailchimp und Mailjet und verbinden sie mit deiner Website, deinen Formularen und deinem CRM. Bei Aktion gegen den Hunger landen Unterschriften aus dem Petitionstool mit Double-Opt-in direkt in der Newsletter-Anbindung.

Referenzen

Automatisiert in unseren Projekten.

Dokumente, Formulare und Anbindungen, die wir umgesetzt haben.

FAQ

Häufige Fragen zur Automatisierung.

Allgemein

Was bedeutet KI-Prozessoptimierung?

Geschäftsprozesse werden analysiert, digitalisiert und automatisiert. KI übernimmt Aufgaben wie Textanalyse, Einordnung und Datenextraktion, Workflows leiten die Ergebnisse in deine Systeme weiter.

Eignet sich das auch für kleine Organisationen?

Ja. Automatisierung lohnt sich in kleinen, mittleren und großen Unternehmen und Organisationen, sobald Abläufe sich regelmäßig wiederholen.

Welche Lösung zur Automatisierung von Dokumentenworkflows ist am kostengünstigsten?

Für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren möchten, ist es oft die kleinste, die einen echten Engpass löst: ein Workflow mit n8n und bestehenden Vorlagen statt einer neuen Gesamtsoftware. Welche Lösungen für dich die kostengünstigsten sind, klären wir im Erstgespräch.

Werkzeuge und KI

Welche Werkzeuge nutzt ihr für die Automatisierung?

Vor allem n8n für Workflows, dazu Sprachmodelle für Textanalyse und Datenextraktion und die Schnittstellen deiner bestehenden Systeme. Wo kein Werkzeug passt, entwickeln wir einen eigenen kleinen Dienst.

Was ist n8n und wofür wird es eingesetzt?

n8n ist eine Plattform zur Workflow-Automatisierung. Sie verbindet Systeme, verarbeitet Daten automatisch und verteilt Aufgaben, ohne dass jemand Daten von Hand überträgt. n8n lässt sich selbst betreiben, etwa auf Servern in Deutschland, statt Daten an einen weiteren Cloud-Dienst zu geben.

Kann n8n KI-Tools wie ChatGPT einbinden?

Ja. n8n bindet Sprachmodelle wie die von OpenAI direkt in Workflows ein. So lassen sich Anfragen einordnen, Angaben aus Dokumenten herausziehen oder Antworten vorbereiten, bevor ein Mensch entscheidet. Welche Daten an welchen Dienst gehen dürfen, legen wir vorher mit dir fest.

Umsetzung und Sicherheit

Wie läuft eine Prozessoptimierung konkret ab?

Zuerst gehen wir deine Abläufe durch und finden Engpässe und manuelle Schritte. Dann legen wir fest, was sich zuerst lohnt, setzen die Workflows um und verbinden die Systeme, meist mit n8n. Danach beobachten wir, ob alles wie geplant läuft, und passen nach.

Können bestehende Systeme eingebunden werden?

Ja. Ticketsysteme, Buchhaltung, CRM oder Newsletter-Tools lassen sich anbinden, sodass Daten nicht mehr von Hand übertragen werden.

Können auch komplexe Prozesse automatisiert werden?

Ja, auch Abläufe mit mehreren Beteiligten und Systemen. Wir zerlegen sie in Schritte und automatisieren zuerst die, die am meisten Zeit kosten.

Sind KI-gestützte Automatisierungen sicher?

Wir legen fest, welche Daten an welche Dienste gehen, setzen Zugriffsrechte und halten den Datenschutz ein. Wo es um Entscheidungen geht, bleibt ein Mensch dazwischen.

Kontakt

Welcher Ablauf kostet dich am meisten Zeit?

Erzähl uns davon. In 30 Minuten klären wir, was sich automatisieren lässt und was es bringt.

Erstgespräch anfragen Schnittstellen und Anbindungen

Tim Schmidt, Inhabermeldet sich persönlich, meist am selben Werktag.